Warum Multitasking nicht funktioniert und wo die größten Effizienzreserven stecken.

Bücher bestimmen mein Leben, ich liebe es immer wieder neue Seiten aufzuschlagen und über neue Ideen und Konzepte zu lesen und das eine oder andere auch selbst auszuprobieren und zu testen.

Wir allen kennen Zeiten im Jahr, da kann es im berufliche Alltag ziemlich turbulent werden. Die Herausforderungen steigen, die zur Verfügung stehende Zeit zur Bewältigung scheint immer kürzer zu werden. Ich spüre dann immer, dass mein Stresspegel steigt, dass ich unkonzentriert werde, Aufgaben vor mir herschiebe und dass ich bei Terminen unkonzentriert bin und dann mit dem Ergebnis des Termins nicht zufrieden bin. Wenn es soweit ist besinne ich mich auf drei Bücher, die mir persönlich helfen, mit solchen Situationen gut umzugehen und fertig zu werden.

Aktuell habe ich mir vorgenommen, gleichsam präventiv diese 3 Bücher wieder einmal zu lesen,weil die darin geäußerten Gedanken, Ideen und Konzepte mein Denken und Handeln in beruflicher und teilweise auch privater Hinsicht beeinflussen.

Wenn man wie ich ständig auf der Suche nach Optimierungen und Verbesserungen der eigenen Produktivität und Effizienz ist, dann stolpert man fast zwangsläufig über den Klassiker von David Allen „Getting Things Done“.

Ich finde seine Einleitung zum Thema besonders anschaulich, weil sie einfach zutrifft und David Allen als Experten ausweist, der weiß wovon erst spricht:
„Most people feel best about their work the week before their vacation, but it’s not because of the vacation itself. What do you do the last week before you leave on a big trip? You clean up, close up, clarify, and renegotiate all your agreements with yourself and others. I just suggest that you do this weekly instead of yearly.“ David Allen

Was mich bei David Allen anspricht, ist sein grundsätzlicher Zugang zum Thema Effizienz und Produktivität und die Konsequenz mit der sein Modell vorstellt ohne dass er dabei, wie bei amerikanischen Autoren oft üblich, verspricht, dass man seine Arbeit nun in 4 Stunden statt 40 Stunden pro Woche erledigen kann.

Besonders zwei seiner Zugänge haben es mir angetan. Erstens sein Ansatz, dass alle Aufgaben und die daraus resultierendenVereinbarungen mit anderen und insbesondere mit sich selbst konsequent auf Listen (outside your mind) niedergeschrieben werden und laufend verfolgt werden.Zweitens, bei jeder Aufgabe, jedem Projekt, das Ergebnis und den nächste konkreten Schritt zu definieren.

Das Ergebnis dieser Übung, weniger Stress im Alltag und ein freier Kopf!

„The key ingredients of relaxed control are
(1) clearly defined outcomes (projects) and the next actions required to move them toward closure, and
(2) reminders placed in a trusted system that is reviewed regularly.“
David Allen

Die größte Produktivitäts- und Effizienzreserve steckt im Hier und Jetzt. Wenn ich mich auf das was ich hier und jetzt mache zu 100% konzentrieren und fokussieren kann, bringe ich am meisten weiter. Dies trifft meines Erachtens auf kreative


Foto: Flickr / Cristina Rigutto /CC BY-NC 2.0

Aufgabenstellungen und wissensbasierte Arbeit besonders zu. Wenn ich bei der Erledigung einer Aufgabe oder bei einem Termin mit Kunden oder Mitarbeitern gedanklich ständig damit beschäftigt bin, was ich noch zu erledigen habe, bzw. was ich eventuell vergessen habe, wird sich dies auf meine aktuelle Performance negativ auswirken. Nicht umsonst sagt man oft, ich habe zur Zeit keinen freien Kopf um mich mit diesem Thema zu beschäftigen. Zu oft ist unser Kopf nicht frei, weil er mit zu vielen unerledigten Dingen beschäftigt ist. Dies ist auch ein klares Plädoyer für Monotasking. Alles zu seiner Zeit.

Um einen freien Kopf zu bekommen schlägt Allen vor, alle und er meint wirklich alle Aufgaben und Vereinbarungen in gut durchdachten Listen festzuhalten und diese Listen wöchentlich durchzuarbeiten, damit nichts durch den Rost fällt und das Vertrauen in dieses System wächst. So gelingt es seiner Meinung nach den Kopf mit der Zeit tatsächlich frei zu bekommen.

Die zweite für mich wesentliche Erkenntnis ist, sich bei jeder Aufgabe, bei jedem Projekt den nächsten konkreten Schritt zu überlegen, mit dem man dem Ziel eine Schritt näher kommt oder es erledigt. Das kann ein Telefonat sein, ein Mail, die Erstellung eines Konzept oder die Einberufung eines Termins.

„The “next action” is the next physical, visible activity that needs to be engaged in, in order to move the current reality of this thing toward completion.“ David Allen

Es geht darum konkret zu werden und sich nicht Aufgaben vorzunehmen, bei denen unklar bleibt, was das Ziel der Aufgabe ist, also das erwartete Ergebnis und was der nächste konkrete Schritt zu Erledigung.

„Thinking in a concerted manner to define desired outcomes is something few people feel they have to do. But in truth, outcome thinking is one of the most effective means available for making wishes realty.“ David Allen

Mit Getting Things done befinden wir uns auf der Ebene der Planung dessen was ich erledigen will und wie ich ein System aufsetze diese Planung laufend aktuell halte.

Ich selbst wende David Allens Zugänge und Prinzipien seit einiger Zeit an. Ich bin leider nicht immer gleich konsequent,alles in Liste niederzuschreiben und mir für allen Aufgaben und Projekte jeweils Ziel und Ergebnis zu überlegen. Immer wieder stelle ich fest, dass ich am effizientesten bin, wenn ich Allens System konsequent umsetze und sich diese konsequente Umsetzung auch positiv auf meine Work-Life Balance auswirkt.

Worauf es in der Umsetzung ankommt und welches Buch für mich dabei Ratgeber ist möchte ich im nächsten Beitrag erörtern. Bevor ich dann im dritten Beitrag auf eine grundsätzlicher Ebene einschwenken möchte.

Freue mich, auf Kommentare. Bis demnächst!

Wolfgang Bretschko
Coach und Consultant mit langjähriger Managementerfahrung
Unternehmer aus Leidenschaft / Gründer von COCOQUADRAT – Wiens erstem Coworkcafe

 

Über den Author

Wolfgang Bretschko

Unternehmer aus Leidenschaft / Coach & Consultant mit Erfahrung / Business Angel aus Lust an Neuem -- mit über 20 Jahren Managementerfahrung in Toppositionen --

Kommentare sind geschlossen.